Errors que cometem en la gestió del temps

Quan volem començar a planificar millor el nostre temps per poder optimitzar-lo a la feina, ens adonem que hi ha errors que ens posen traves i que cometem sense que en siguem conscients. Aquests errors ens fan menys eficaços i fan que malgastem un alt percentatge del temps que passem davant l’ordinador.

Si aprenem a gestionar millor el temps, obtindrem més espai per al lleure, aconseguirem acabar amb la interminable llista de tasques i no tindrem la sensació de mai arribar a aconseguir les metes. Tant si treballes des de casa com en una oficina, hi ha petits detalls que t’estan consumint aquell temps sense que te n’adonis.

Errors del temps

El temps que passem treballant a Espanya compta amb un nombre més que suficient d’hores perquè poguéssim treballar amb un estrès relativament baix i acabant sempre tot el que tinguem pendent. No obstant, aquesta no és la sensació que tenen la majoria de les persones. Quan arriba divendres, al fer balanç, veuen que no ho han acabat tot, malgrat l’estrès viscut i la rapidesa amb què sembla que s’han fet les coses. ¿A què es deu llavors la falta de temps? Els errors més comuns apareixen davant de la mala gestió de les hores de feina i els següents punts serien els més comuns:

1. Prioritats errònies

Quan hem de fer diferents tasques, cal començar per unes i deixar-ne per després d’altres. Aquesta presa de decisions que sembla fàcil sol tenir molts errors. Per saber com resoldre-ho, podem utilitzar tècniques que ens ajudin a decidir, com la Matriu d’Eisenhower, la qual ens ajuda a prioritzar en funció del nivell d’importància i d’urgència.

2. Gestió del correu electrònic

Passem moltes hores al mes simplement enviant i rebent correus electrònics. No obstant, amb petits detalls podríem reduir significativament aquelles hores. Els ‘e-mails’ que sí que has de respondre són en els que tenen la teva direcció inclosa en el “per a” i en els que se’t demana alguna cosa de forma explícita. Els que apareixes en còpia, són únicament perquè els llegeixis. Centra’t en aquells en els quals l’emissor demani la teva col·laboració de forma clara. I recorda que, amb una trucada de dos minuts, s’estalvia més temps.

3. Llista de tasques

Cada vegada que comenci la setmana i la jornada, has d’establir una llista de tasques pendents. Per ordenar la forma en què les aniràs resolent, pots tornar a recórrer a la Matriu d’Eisenhower. Això et farà anar veient com evolucionen les hores i si estàs sent productiu.

4. Sense distraccions

Tant les xarxes socials com el WhatsApp o el correu electrònic obert ens treuen massa temps. Si és necessari que consultis alguna d’aquestes coses, fes-ho en temps preestablerts i concrets, sense sortir d’aquell temps.

5. Multitasca

És el gran invent del treball del segle XXI, que podem i hem de fer diverses coses alhora. No obstant, com més tasques estiguem realitzant, menys productius som. Comença i acaba cada tasca sense sumar-ne cap més.

6. Mals hàbits

El descans, l’esport i l’alimentació són imprescindibles en la nostra salut física i mental. Quan estem en una setmana complicada, és el primer que apartem, sense adonar-nos que, d’aquesta forma, també baixarà el rendiment. Dedica temps a aquestes rutines si no vols ser menys productiu.

Notícies relacionades

Preguntes poderoses per canviar la teva vida

Meditació i psicologia: com unir-ho per ser més feliç

Tot i que estiguem treballant moltes hores a l’oficina o a casa, podem gestionar millor el nostre temps per reduir la sensació d’estrès laboral tan habitual actualment. Podrem guanyar temps extra per prendre un cafè, menjar millor o, en alguns casos, poder anar-nos-en una estona abans a casa. Per a això hem d’observar i corregir tots aquests errors que s’emporten el nostre temps.

* Ángel Rull, psicòleg.