Tres empreses catalanes i una ONG madrilenya expliquen com s’han adaptat al nou registre horari digital: del caos dels fulls d’Excel a l’eficiència amb Clockio

Des que el Reial decret 8/2019 va obligar a registrar la jornada laboral dels treballadors, moltes empreses es van trobar davant d’un nou repte. Durant aquests anys, les solucions han estat molt diverses: algunes van optar per fulls emplenats a mà, d’altres per documents d’Excel i, en alguns casos, per eines digitals. Sis anys després, i per corregir les mancances que tenia aquella normativa, el Govern ha decidit endurir el control sobre el registre de la jornada laboral, obligant les empreses a digitalitzar-lo.

Tres organitzacions catalanes —la Cambra de Comerç de Girona, el Club Bàsquet Girona i la tecnològica BSB Data— i una ONG madrilenya, ICONG, expliquen a EL PERIÓDICO com ha estat el salt al registre digital de la jornada laboral amb Clockio, una solució de gestió horària desenvolupada a Girona, que els ha permès no només complir amb la normativa, sinó també guanyar en eficiència, control i transparència.

De les targetes físiques al fitxatge mòbil: la Cambra de Comerç de Girona s’adapta al teletreball

“Abans fitxàvem amb una targeta física, però amb el teletreball es va tornar insostenible”, explica Anna Insa Font, tècnica de direcció i presidència de la Cambra de Comerç de Girona. L’entitat, que agrupa empreses i comerciants de la província, necessitava una eina que garantís el compliment de la nova legislació i, al mateix temps, simplifiqués l’operativa diària.

La Cambra va implementar Clockio en tres mesos. “El procés va ser ràpid i l’aplicació és molt intuïtiva”, afegeix Insa. Actualment, les persones que hi treballen poden fitxar des del mòbil, registrar pauses i gestionar vacances o permisos des de la mateixa plataforma.

Aquests canvis, que a simple vista semblen tècnics, també han tingut un impacte en la cultura organitzativa: “Els empleats se senten còmodes, perceben l’eina com una aliada per complir amb els horaris i no com un sistema de control invasiu”, resumeix Insa.

El sistema, a més, facilita l’accés als registres per a possibles inspeccions o consultes sindicals, complint amb els estàndards de protecció de dades i conservació documental que exigeix la llei.

BSB Data: “Vam passar del caos total a una gestió sense errors”

BSB Data és un datacenter de proximitat amb seu a Girona. Per a ells, la gestió de la jornada laboral era un maldecap. “Era un caos total. Els fulls manuals no sempre s’omplien bé i havíem d’anar darrere del personal”, admet Manel Garré, COO de la companyia.

El salt a Clockio no només va ordenar el model, sinó que també va suposar un estalvi de temps: “Reduïm unes deu hores mensuals en quadrar calendaris i evitem conflictes per vacances. Tot queda registrat i transparent.”

BSB Data només té cinc treballadors, però Garré ho té clar: “Tant se val la mida de l’empresa. Tenir una eina que automatitza el registre i garanteix el compliment és imprescindible. Clockio és robusta, fiable i econòmica. Ens despreocupem del compliment legal i guanyem temps per fer créixer el negoci.”

L’empresa, certificada amb la ISO 27001:2022 en seguretat de la informació, valora especialment la traçabilitat de les dades: “Tot ha de quedar correctament registrat. Amb Clockio saps que ho tens tot bé.”

Bàsquet Girona: control, transparència i menys conflictes laborals

El Bàsquet Girona compta actualment amb uns 140 treballadors entre l’equip professional i l’escola de bàsquet. L’entitat esportiva també va decidir deixar enrere el registre manual. “Abans ho fèiem en Excel i era un maldecap”, expliquen des del club. “Faltava control i el seguiment mensual era complicat.”

La implantació de Clockio va ser gairebé immediata. “En menys d’un mes ja funcionava tot. Els treballadors ho van aprendre ràpid perquè l’app és molt intuïtiva”, expliquen.

Avui dia, els fitxatges es fan des del mòbil o l’ordinador, fins i tot per al personal que està en moviment o teletreballant, gràcies a la geolocalització. Un canvi que ha aportat beneficis tangibles: “Hem reduït fins a un 40 % el temps destinat al control horari i l’elaboració d’informes”, asseguren. També ha millorat la percepció dels treballadors: “Es valora com una eina de transparència i equitat. Reforça la confiança entre empresa i treballador.”

“Era un caos total”: el salt digital de les petites organitzacions

A l’Institut per a la Qualitat de les ONG (ICONG), amb tot just cinc empleats, el registre horari era una tasca feixuga. “Abans fitxàvem en paper i era un descontrol total”, reconeixen des de l’organització. “Havíem de passar les hores treballades a un Excel, i a més es podien modificar els fitxatges.”

L’arribada de Clockio va suposar un canvi notable. “Amb Clockio hem guanyat control sobre el nostre horari i sabem qui està treballant en cada moment, fins i tot amb companyes deslocalitzades”, expliquen. “Ara hi ha una manera de demostrar que s’està treballant.”

Tot i que encara estan explorant totes les funcionalitats de l’aplicació catalana, l’avenç és evident: “No ho hem quantificat, però sí que és cert que ara és un problema menys”, admeten. “Ens dona tranquil·litat i una visió més clara del treball en equip.”

Més enllà de la llei: el registre horari com a oportunitat

Les tres organitzacions coincideixen que l’obligació legal va ser el detonant per buscar una eina de control horari, però totes reconeixen que la digitalització ha obert la porta a una gestió més moderna.

Clockio permet fitxar des de qualsevol dispositiu, generar informes automàtics i centralitzar la gestió d’absències. En aquests tres casos, s’ha convertit en un aliat estratègic més que no pas en un simple programari de compliment. “Ens va motivar l’obligació legal, sí, però també la necessitat d’una eina eficient”, resumeix Anna Insa, de la Cambra. A BSB Data, Garré va més enllà: “Clockio no només compleix la llei, et fa més competitiu.”

Un futur d’anàlisi i prevenció

Les empreses miren ara cap al següent pas: aprofitar les dades per anticipar problemes. Des del Bàsquet Girona apunten a un concepte cada cop més present als departaments de recursos humans: “Ens agradaria que en el futur incorporés anàlisi predictiva per detectar patrons d’absentisme o sobrecàrrega de treball.”

La Cambra de Comerç, per la seva banda, suggereix una millora més immediata: alertes automàtiques quan un empleat incompleix horaris. Són peticions que reflecteixen una tendència: el registre horari ja no es veu com una càrrega administrativa, sinó com una oportunitat per gestionar millor el temps i cuidar la salut laboral.

Clockio: una solució ràpida i eficient

Notícies relacionades

L'auge del 'road trip' elèctric: viatjar amb zero emissions

Vytrus, de les aules de la UB a cotitzar a la borsa

Des del sector social, a ICONG ho resumeixen de manera senzilla: “Clockio és una bona opció per la relació qualitat-preu i perquè funciona bé; la recomanaríem sense dubtar-ho. És senzilla d’utilitzar i l’experiència d’usuari és agradable.”

Les quatre organitzacions coincideixen en una cosa: “Sí, recomanaríem Clockio”, afirma Insa. “Ha estat clau per optimitzar la gestió del temps i reduir tasques administratives.” Garré, de BSB Data, ho resumeix amb pragmatisme empresarial: “És una solució ràpida, eficient i amb un equip humà al darrere. Què més es pot demanar?”