Empresa

Viatjar és un bon negoci

Les despeses de desplaçament generades per l'activitat laboral de les empreses o dels autònoms admeten deduccions

JULIO MAYA / BARCELONA

L'èxit empresarial depèn de molts factors. Qualsevol detall, per petit que sigui, pot contribuir a millorar els resultats. Independentment de les dimensions i de l'activitat que desenvolupin, les empreses fan un gran nombre de desplaçaments per portar a terme la seva tasca que han de reflectir en els seus comptes i balanços comptables. En aquest sentit, organitzar i planificar bé els viatges professionals pot decantar la balança cap a un costat o l'altre. A vegades, per desconeixement o desídia, les despeses ocasionades per aquest concepte no es gestionen bé i no se'n treu el rendiment més adequat.     

Les relacions empresarials entre autònomspimes i grans empreses impliquen la necessitat d'emprendre trajectes de curta, mitjana i llarga distància. Les opcions són diverses, però cada vegada hi ha més companyies i professionals que opten pel tren com a alternativa. ¿Per què? Fonamentalment per quatre raons: és un mitjà de transport “còmoderàpidnet i segur”, però a més destaca per la seva “accessibilitat i la possibilitat de deduir-se les despeses ocasionades pel desplaçament”, apunten els experts.

Serveis a bord

En efecte, la comoditat és un dels avantatges més valorats. L'AVE permet al comercial, empleat o alt executiu d'una empresa seguir duent a terme les seves tasques professionals durant el trajecte. La confortabilitat dels combois i els serveis a bord faciliten aquesta feina. 

L'alta velocitat espanyola és la segona xarxa més extensa a nivell mundial -després de la Xina- amb més de 3.000 quilòmetres de via en servei. I això representa un valor afegit que les empreses han de saber aprofitar en el seu propi benefici.

Rapidesanetedatseguretat i accessibilitat són altres aspectes que ajuden a decantar la balança a favor del tren a l'hora de triar el mitjà de transport per fer un viatge de negocis. Tots aquests avantatges són fàcilment valorables i reconeguts per les empreses, però hi ha un apartat que mereix una especial atenció. I té a veure amb la comptabilitat i la fiscalitat.

En efecte, el departament administratiu d'una empresa ha de contemplar, a nivell comptable, el motiu que origina el viatge de negocis: en funció de la seva naturalesa, l'apunt comptable es registrarà en un compte o en un altre. Des del punt de vista de la fiscalitat, el principal avantatge resideix en el fet que “les despeses de desplaçament -sempre que es demostri que estan vinculades amb l'activitat econòmica de la companyia- són deduïbles en l'impost de societats i en l'IVA (10%) dels bitllets de tren”, explica Eduardo de Mesa, economista i soci cofundador de l'assessoria fiscal De Mesa i Vertiz Consultores.

Per beneficiar-se d'algun tipus de desgravació per aquest concepte és necessari presentar la factura original completa

En tot cas, un requisit indispensable és “presentar la justificació d'aquestes despeses correctament adjuntant la factura completa. Amb els bitllets no n'hi ha prou”, adverteix De Mesa. En aquest sentit, recomana actuar amb “rigorositat” perquè aquest concepte estigui “ben comptabilitzat” a fi d'evitar litigis amb Hisenda. Si l'empresa no pot justificar que el motiu del viatge ha sigut laboral, l'Administració pública pot anul·lar aquesta deducció. Per això, la llei de l'impost sobre el valor afegit estableix que és necessari complir els següents requisits perquè l'IVA suportat de les despeses de desplaçament sigui deduïble: primer, que les despeses estiguin vinculades a l'activitat econòmica desenvolupada (les despeses han de ser necessàries per a l'obtenció dels ingressos); segon, que estiguin convenientment justificades, i tercer, que estiguin correctament comptabilitzades.

Procediment

Per beneficiar-se d'aquesta desgravació, empreses i autònoms han de presentar la factura original completa com a document justificatiu. Aquesta ha de ser expedida per qui faci l'entrega, numerada, datada, amb el lloc d'emissió, amb totes les dades fiscals, tant de l'emissor com del receptor, amb la descripció del concepte, la base imposable, el tipus impositiu aplicat, la quota repercutida i la moneda en què s'efectua. En la majoria de casos denegats, la causa principal sol ser la falta de la justificació documental necessària, assenyala l'assessor.  

De Mesa recorda que l'IVA deduïble per a aquest tipus de despeses és del 10% en territori espanyol. Fora de la frontera, l'IVA a pagar s'adequaria al país en qüestió. Això sí, insisteix, amb factures o justificants que no compleixin amb aquests requisits no serà possible la deducció de l'IVA suportat, encara que la despesa tingui consideració de deduïble en l'impost sobre societats. Sabut això, viatjar pot ser un bon negoci.

Outbrain